Slimme route-optimalisatie voor onderhoudsdiensten

Honderden meldingen, één Excel-tabblad

Dit onderhoudsbedrijf werkt met periodiek onderhoud — denk aan VvE's, woningcorporaties of klanten met een serviceabonnement. Dat betekent honderden tot duizenden meldingen die ingepland moeten worden, met technici die vaak onnodig veel kilometers rijden door een niet-optimale volgorde. Bij dit bedrijf gebeurde dat nog met de hand: planners zaten in Excel te puzzelen met adressen, reistijden en beschikbaarheid, en moesten steeds opnieuw beginnen zodra een klant een afspraak niet uitkwam.

Daar komt bij dat gegevens moeten synchroniseren met bestaande bedrijfssystemen en dat klanten tijdig een bevestiging of wijziging moeten krijgen. Het resultaat van de handmatige aanpak: suboptimale routes, gemiste afspraken en klanten die laat of helemaal niet hoorden wanneer ze een technicus konden verwachten.

Een planningstool die het puzzelen overneemt

De planningstool die ik bouwde, pakt dit met een paar kernonderdelen aan.

Intelligente route-optimalisatie

Het hart van de tool is een optimalisatie-algoritme dat de meest efficiënte volgorde van afspraken berekent. Het houdt rekening met:

• Reistijd tussen locaties
• Geschatte werkduur per melding
• Maximale daglengte van technici
• Beschikbaarheid en specialisaties per technicus

Wanneer niet alle afspraken op één dag passen, past het systeem automatisch een reductiestrategie toe: minder urgente klanten worden stapsgewijs doorgeschoven naar een volgende dag.

Statusbeheer en workflow

Elke melding doorloopt een gestructureerde workflow met duidelijke statuscodes. Het systeem beschermt bevestigde afspraken automatisch tegen onbedoelde wijzigingen en houdt een audittrail bij. Planners zien de voortgang in één oogopslag via dashboards en kalenderweergaven.

Klantcommunicatie

Na goedkeuring van een route gaan afspraken automatisch naar het externe systeem. Klanten ontvangen een bevestiging met tijdvak. Reacties van klanten (accepteren of weigeren) komen via webhooks terug in de tool, waarna het systeem automatisch kan herplannen als dat nodig is.

Flexibele handmatige aanpassingen

Ondanks alle automatisering blijft handmatige controle mogelijk. Planners kunnen afspraken verslepen via drag-and-drop, gaten in routes opvullen en onderbenutte dagen zelf aanvullen. Het systeem ondersteunt de planner, maar vervangt het oordeel van die planner niet.

Technische aanpak

De tool is gebouwd als webapplicatie met Python en Flask als backend. Voor de route-optimalisatie gebruik ik gespecialiseerde optimalisatie-libraries. De database slaat alle meldingen, routes en statushistorie op, met migratiebeheer voor toekomstige schema-aanpassingen.

De applicatie draait in een cloud-omgeving met gescheiden productie- en testomgevingen. Voor lokale ontwikkeling gebruik ik Docker. De integratie met externe systemen verloopt via REST API's en webhooks.

Wat het oplevert

De automatische routeberekening scheelt planners uren handmatig puzzelwerk per week, en de geoptimaliseerde routes verminderen rijtijd en brandstofkosten. Minstens zo belangrijk: doordat de planning eerder rond is, krijgen klanten sneller bericht, en is herplannen een kwestie van klikken in plaats van opnieuw puzzelen. De architectuur is modulair opgezet, zodat de tool meegroeit als het bedrijf uitbreidt.